Medewerkers hun werklaptop laten overnemen? Zo maak je het eenvoudig én duurzaam

Veel organisaties vervangen laptops en smartphones na drie of vier jaar. Dat is vaak het moment waarop ze financieel zijn afgeschreven. Maar wat gebeurt er daarna met deze gebruikte laptops?

In veel gevallen worden ze ergens opgeslagen, verkocht aan handelaren, gedoneerd aan goede doelen of gerecycled. Steeds meer organisaties stellen de logische vraag: waarom zouden medewerkers hun oude werklaptop niet kunnen overnemen? Leuk én financieel interessant voor zowel werknemer als werkgever. Toch zien we dat veel organisaties nog twijfelen om hiermee te starten.

Niet omdat het idee slecht is, maar omdat het proces ingewikkeld lijkt.
‍

Een goed idee dat vaak blijft liggen

Wanneer organisaties nadenken over een buy-back programma voor laptops en smartphones, komen al snel praktische, financiële en juridische vragen naar boven;

Wie zorgt ervoor dat alle bedrijfsdata veilig wordt verwijderd?
Wie doet de technische controle en grading van de laptops?
Hoe regel je facturatie en betalingen van medewerkers?
En wie houdt de administratie en rapportages bij?

Voor IT-teams kan dit al snel voelen als extra werk bovenop de bestaande verantwoordelijkheden en werkdruk. Het resultaat: het idee van device overname door medewerkers blijft op de plank liggen, terwijl het eigenlijk een heel waardevol initiatief kan zijn.
‍

Een tweede leven voor IT-hardware

Wanneer medewerkers hun laptop of smartphone kunnen overnemen, verleng je ook meteen de levensduur van het device. Dat heeft meerdere voordelen.

Ten eerste draagt het bij aan duurzaamheid. Door hardware langer te gebruiken, ontstaat er minder elektronisch afval en wordt de impact van nieuwe productie verminderd.

Voor medewerkers zelf voelt het vaak als een prettig voordeel. Ze kennen het device al, weten hoe het werkt en kunnen het tegen een lagere prijs overnemen

En misschien nog wel belangrijker: medewerkers gaan vaak zorgvuldiger met hun device om wanneer ze weten dat ze het later kunnen overnemen. Dat leidt in de praktijk tot minder schade en minder supportvragen voor IT.

Het concept is dus eenvoudig: een win-win voor organisatie, medewerker en duurzaamheidsdoelstellingen van een organisatie.
‍

Het hoeft niet ingewikkeld te zijn

De grootste drempel zit meestal niet in het idee, maar in de uitvoering: devices moeten worden geregistreerd, getest en gewiped, zodat gevoelige bedrijfsdata niet meer toegankelijk is voordat ze opnieuw gebruikt of verkocht kunnen worden.

Daarna volgt de administratieve kant: facturatie, betalingen en soms ook verzending naar medewerkers.

Precies dat deel van het proces zorgt ervoor dat organisaties denken: dit kost ons te veel tijd. Maar dat hoeft niet zo te zijn.
‍

Buy-back zonder extra werk voor IT, Finance en HR

Bij Circlewise zien we dat veel organisaties hun hardware duurzamer willen inzetten, maar tegelijkertijd hun IT-teams niet willen belasten met extra processen. Daarom ondersteunen we organisaties bij het opzetten en uitvoeren van buy-back programma’s.

Wij verzorgen bijvoorbeeld:

• registratie van devices

• veilige dataverwijdering

• technische diagnose en grading

• administratieve verwerking

• Technical en Co2 footprint rapportages

Organisaties kunnen er ook voor kiezen om het proces volledig uit te besteden. In dat geval regelen wij daarnaast de facturatie, betalingsverwerking en verzending naar medewerkers.

Voor IT betekent dit: geen extra operationeel werk.
Voor Finance: geen losse facturatiestromen.
Voor HR: een aantrekkelijke employee benefit.
‍

Van afgeschreven laptop naar circulaire waarde

Wat ooit een simpele vraag was – wat doen we met oude laptops? – groeit bij veel organisaties uit tot een bredere visie op circulaire IT.

Devices die vroeger direct uit de keten verdwenen, kunnen nu langer worden gebruikt en waarde behouden. En medewerkers profiteren mee van deze aanpak.

Het belangrijkste is dat organisaties ontdekken dat een Buyback programma helemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn. Met de juiste ondersteuning kan het juist een eenvoudige manier zijn om duurzaamheid, restwaarde en medewerkerstevredenheid te combineren.

Overweeg je om medewerkers hun laptop of smartphone te laten overnemen, maar wil je dit zonder extra werk voor IT & Finance organiseren?

Neem contact op met een van onze Value Creators en ontdek hoe we dit voor jouw organisatie kunnen inrichten.

‍