Zo doe je dat.
24 juni 2026
5 min leestijd
Veel organisaties vervangen laptops en smartphones na drie of vier jaar. Dat is vaak het moment waarop ze financieel zijn afgeschreven. Maar wat gebeurt er daarna met deze gebruikte laptops?
In veel gevallen worden ze ergens opgeslagen, verkocht aan handelaren, gedoneerd aan goede doelen of gerecycled. Steeds meer organisaties stellen de logische vraag: waarom zouden medewerkers hun oude werklaptop niet kunnen overnemen? Leuk én financieel interessant voor zowel werknemer als werkgever.
Toch twijfelen veel organisaties om hiermee te starten. Niet omdat het geen goed idee is, maar omdat het proces rondom de overname ingewikkeld lijkt. In deze blog laten we zien dat dit helemaal niet zo hoeft te zijn.
Zakelijke devices worden vaak vervangen terwijl ze technisch nog prima een tweede leven mee kunnen. Door medewerkers de mogelijkheid te geven hun vertrouwde device over te nemen, gaan ze er zuiniger mee om, blijft het langer in gebruik én realiseert jouw organisatie nog restwaarde.
Wanneer organisaties nadenken over een buy-back programma voor laptops en smartphones, komen al snel praktische, financiële en juridische vragen naar boven;
Voor IT-teams kan dit al snel voelen als extra werk bovenop de bestaande verantwoordelijkheden en werkdruk. Het resultaat: het idee van device overname door medewerkers blijft op de plank liggen, terwijl het eigenlijk een heel waardevol initiatief kan zijn.
Wanneer medewerkers hun laptop of smartphone kunnen overnemen, verleng je ook meteen de levensduur van het device. Dat heeft meerdere voordelen.
Ten eerste draagt het bij aan duurzaamheid. Door hardware langer te gebruiken, ontstaat er minder elektronisch afval en wordt de impact van nieuwe productie verminderd.
Voor medewerkers zelf voelt het vaak als een prettig voordeel. Ze kennen het device al, weten hoe het werkt en kunnen het tegen een lagere prijs overnemen
En misschien nog wel belangrijker: medewerkers gaan vaak zorgvuldiger met hun device om wanneer ze weten dat ze het later kunnen overnemen. Dat leidt in de praktijk tot minder schade en minder supportvragen voor IT.
Het concept is dus eenvoudig: een win-win voor organisatie, medewerker en duurzaamheidsdoelstellingen van een organisatie.
Geef medewerkers de mogelijkheid om hun vertrouwde zakelijke device na de gebruiksperiode zelf over te nemen. Een aantrekkelijke employee benefit waarmee je medewerkers iets concreets teruggeeft én devices langer in gebruik houdt.
Van controle en dataverwijdering tot het verkoopklaar maken van de devices: Circlewise kan het volledige proces verzorgen. Zo bied je medewerkers een Buybackprogramma zonder dat dit een extra project wordt voor jouw IT-afdeling.
Geen losse betalingen, facturen en administratieve afhandeling met medewerkers. Circlewise verzorgt het verkoop- en betaalproces, zodat Finance en administratie er zo min mogelijk werk aan hebben.
De grootste drempel zit meestal niet in het idee, maar in de uitvoering: devices moeten worden geregistreerd, getest en gewiped, zodat gevoelige bedrijfsdata niet meer toegankelijk is voordat ze opnieuw gebruikt of verkocht kunnen worden.
Daarna volgt de administratieve kant: facturatie, betalingen en soms ook verzending naar medewerkers.
Precies dat deel van het proces zorgt ervoor dat organisaties denken: dit kost ons te veel tijd. Maar dat hoeft niet zo te zijn.
Bij Circlewise zien we dat veel organisaties hun devices duurzamer willen inzetten, zonder IT, Finance en HR te belasten met extra processen. Daarom richten we het volledige overnameproces in en ondersteunen we de uitvoering van begin tot eind.
Wij verzorgen onder andere:
Een groot deel van dit proces wordt ondersteund door de Circlewise Buybackportal. Medewerkers ontvangen een persoonlijke uitnodiging, loggen zelf in, bekijken het aanbod voor hun device en kunnen de overname en betaling eenvoudig regelen. Zo ontstaat één duidelijke digitale flow voor de medewerker, terwijl IT, Finance en HR niet met losse handmatige stappen worden belast.
Organisaties kunnen devices zelf veilig en gecertificeerd wissen voordat deze aan medewerkers worden overgedragen, of de dataverwijdering uitbesteden aan Circlewise. In dat laatste geval verzorgen wij de gecertificeerde dataverwijdering en het bijbehorende certificaat per device. Ook de technische en cosmetische grading kan de organisatie zelf uitvoeren of aan Circlewise uitbesteden. Wij beoordelen dan de staat van ieder device, zodat deze informatie kan worden meegenomen in de waardebepaling.
Circlewise combineert zo de Buybackportal met onze dienstverlening tot één compleet proces: van registratie en waardebepaling tot betaling, overdracht en rapportage.
De medewerker ontvangt per e-mail een persoonlijk aanbod en toegang tot de Buybackportal.
De medewerker rekent het device eenvoudig af via de beschikbare betaalmethoden in de Buybackportal.
*Indien mogelijk kan je zelf de data verwijderen van de devices of dit gecertificeerd laten uitvoeren door Circlewise. Daarna worden de devices technisch gecontroleerd en gegradeerd.
De organisatie kan devices zelf veilig en gecertificeerd wissen voordat deze aan medewerkers worden overgedragen, of de dataverwijdering uitbesteden aan Circlewise. Wanneer Circlewise dit verzorgt, wordt de data met ADISA-gecertificeerde software verwijderd en is het proces aantoonbaar met een certificaat per device.
Circlewise kan de technische diagnose en grading verzorgen als onderdeel van het Buybackprogramma. We beoordelen de technische en cosmetische staat van de devices en gebruiken die informatie voor een passende waardebepaling.
Circlewise verzorgt de administratieve afhandeling van het Buybackprogramma, inclusief facturatie en betalingsverwerking richting medewerkers. Zo ontstaan er geen losse betaal- en facturatiestromen voor jouw Finance-team.
Het Buybackprogramma is juist ingericht om de extra belasting voor IT te beperken. Circlewise kan registratie, controle, grading, administratie, facturatie, betalingen en verzending verzorgen. Dataverwijdering kan door de organisatie zelf gecertificeerd worden uitgevoerd of aan Circlewise worden uitbesteed.
Een Buybackprogramma raakt IT, Finance en HR en vraagt om registratie, waardebepaling, betalingen, dataverwijdering en overdracht. Voor de meeste organisaties is dit geen core business. Daarom is het logisch om de uitvoering bij Circlewise neer te leggen: jouw organisatie bepaalt de uitgangspunten, wij verzorgen het proces.
Niet ieder device hoeft door een medewerker te worden overgenomen. Devices die na afloop van het Buybackprogramma overblijven, nemen we mee in ons reguliere Trade-in- en verkoopproces. Via ons Europese netwerk verkopen we deze devices via het meest passende verkoopkanaal, met als doel een zo hoog mogelijke restwaarde te realiseren en waar mogelijk een tweede leven te geven.
In veel gevallen is een gebruiksperiode van ongeveer twee tot drie jaar een interessant moment. De devices vertegenwoordigen dan doorgaans nog een aantrekkelijke restwaarde en verkeren vaak nog in goede technische en cosmetische staat. Daardoor is overname aantrekkelijk voor de medewerker én realiseert de organisatie nog waarde uit de devices. Tegelijkertijd worden de devices langer gebruikt.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op.
Gaat jouw organisatie devices vervangen? Geef de huidige devices eerst een tweede leven bij je medewerkers. Circlewise regelt de waardebepaling, veilige dataverwijdering, betalingen en overdracht. Zo maak je van devicevervanging een slimme kans voor je medewerkers, zonder extra werk voor IT, Finance en HR.
Plan een vrijblijvend gesprek →Aantrekkelijke employee benefit
Veilige en gecertificeerde dataverwijdering
Volledige administratieve ontzorging
